Get a system setup as a gift, paying for 3 month in advance. The promotion is valid until 30.06.2024 🎁

Voopty CRM system: how to mark absence

If an employee takes a short vacation, sick leave, or just a break, it is possible to mark this period in the system. The same function applies to a client who, for example, wants to take a break for a few days, a week, etc. Now we will tell you how to do it.

Absence of an employee (teacher)

  1. Go to the My employees section and select the required employee
  2. Specify the Absence section – 2 possible options Temporary absence (for a certain period) or Permanent absence (means that on specific days and hours the teacher cannot conduct classes on a regular basis). Choose the option you need
  3. In the Permanent absence column, click on the editing pencil and select specific days and hours. Update the employee’s information
  4. To specify a temporary absence, click the button on the right Absence and specify the time period.

Each employee can edit their own absence in their account, and you, as the owner, can edit the absence information for all employees.

To check for updates, go to the schedule, set the filter for a specific teacher, and the journal will display a slash through the time periods when the employee is absent (i.e. when classes cannot be scheduled). 

It is possible to remove an absence in the same section, just click the Delete button.

Client absence

This function is necessary if the client takes a short break for vacations, weekends, or just for a long time. How to put a lesson on freeze:

  1. Go to the My clients section – select the required client
  2. Click on the three dots at the top right – select the Freeze option
  3. In the future, you need to specify specific dates when the client will be absent – click save
  4. Now the client will be absent from the schedule for the specified period

To see the current or previous freezes, they are available in the client’s personal account under the schedule.

Як поставити заміну викладача в срм Voopty

В срм Вупті є можливість разово поставити заміну викладача. Це необхідно у випадку, якщо постійний репетитор захворів, і потрібно одноразово зробити заміну в системі. Якщо вам необхідна срм система для музичної школи або ж crm система для фітнес-центру, то срм Voopty пропонує дуже зручний функціонал на випадок, якщо один із працівників хворий, і разово замінити співробітника без довгих паперових процесів. Розповімо, як це зробити. 

  1. Переходимо в розкладі на урок, який потрібно замінити.
  2. В інформації про урок є графа Співробітник, де вказаний постійний викладач. Натискаємо хрестик та обираємо іншого репетитора, який проведе це заняття.

Це стосується разової заміни викладача на конкретний день або необхідний період.Якщо необхідно внести такі ж зміни на постійну основу, тоді:

  1. Переходимо в меню зліва – обираємо розділ Мої клієнти.
  2. Обираємо необхідного клієнта, якому потрібно поставити заміну на постійну основу.
  3. В особистому кабінеті учня видаляємо уроки з попереднім викладачем
  4. Обираємо пункт Додати постійний урок.
  5. Вказуємо викладача, який тепер буде викладати на постійній основі, ставимо розклад і зберігаємо.

Таким чином можна внести зміни в розкладі клієнтів, які займаються індивідуально. Щоб внести зміни в розклад групових або парних занять на постійній основі:

  1. Переходимо в розділ Курси та групи в меню зліва.
  2. Обираємо групу, куди потрібно внести зміни.
  3. На сторінці групи натискаємо на діючого співробітника і ставимо заміну на постійну основу – вказуємо іншого фахівця.
  4. Надалі необхідно створити новий розклад (для цього видаляємо попередній і створюємо уже новий постійний розклад).
  5. Зберігаємо курс з урахуванням усіх коректив.

Stay connected on the go: Voopty for schools and tutors

The simplicity in all areas of working with a CRM system is undeniable. It’s easy to learn, easy to access from anywhere in the world, and doesn’t require a long adaptation period.

Voopty is specially designed for teachers and tutors of online schools. With Voopty, you can facilitate the organization of the educational process and improve communication between all participants in the educational process. Moreover, you can always stay in touch and manage tasks even when you are on the go.

How Voopty makes life easier.

  1. Remote control. Do you remember how businesses used to store customer information? In phone books, Excel spreadsheets, diaries, and file cabinets. All of these media could get lost, and it was impossible to organize information in them. If you have to manage the learning process remotely, you need to carry folders with you.
  2. In Voopty, information about each client is entered into a common database. Searching through the CRM should be quick and updating information should be easy. All work tasks and schedules should also be stored in a convenient form and be accessible and easy to change at any time. So that even on the road, the user can solve everything in real time. This is exactly the functionality implemented in the Voopty CMC
  3. There are no paper operations. The CRM system allows you to eliminate the manual approach and automate all processes. This solves the problem of lack of time, optimizes time and resources for administration
  4. Mobility and accessibility. One of the main advantages of Voopty is the ability to work with the system from any place where there is Internet access. This allows tutors and teachers to stay in touch even while traveling, on business trips, or in other circumstances.
  5. Financial accounting. On the go, from home, you can keep financial records, conveniently analyze income and expenses, especially if students pay separately for each lesson
  6. Adjust the workload. In the CRM system, you can analyze how many hours a teacher works and how many students they have. Voopty’s CRM makes it easier and more convenient to pay online part-time tutors.

For an online school, a CRM system is an effective solution. All processes, both educational and any other, are recorded in a single information space, otherwise chaos cannot be avoided. Working with Voopty includes:

  • Customer accounting and full information about relationships with customers;
  • Class schedule and information about the educational process;
  • Personal accounts of students and teachers;
  • Ability to create tasks, business processes and plan work away from home. You can work from your phone even in a taxi.