Автор: Voopty

CRM-система Вупті створена спеціально для автоматизації бізнес-процесів у музичних школах. Срм Voopty покликана допомогти навести порядок як у роботі з клієнтами, так і у внутрішніх процесах школи, та надати докладну звітність щодо кожної складової вашого бізнесу.

Система автоматизації надає повний набір інструментів, які розкриють потенціал вашої музичної школи, підвищать прибутковість і конкурентоспроможність і збільшать відвідуваність вашої школи в 5-10 разів у мінімально можливі терміни. CRM Вупті допоможе навести порядок у справах та отримати повний контроль над ситуацією.

Що ми пропонуємо

1. Усі клієнти в єдиній системі 

Тепер немає необхідності працювати з десятком Excel-таблиць, паперовим журналом або кількома програмами, адже CRM Вупті дозволяє вести все в єдиній системі:

• облік відвідувачів;
• розклад індивідуальних та групових занять;
• позначення відвідувань;
• інтеграція з Google- календарем;
• автоматизовані чат-боти;
• онлайн-платежі з LiqPay
• безліч звітів і бізнес-статистики (від звіту з прибутку до звіту з динамікою відвідувань)

2. Групові та індивідуальні заняття

Система дозволяє працювати як із груповими, так і з індивідуальними заняттями. Використовуючи CRM Voopty ви зможете:

• планувати розклад занять;
• записувати клієнтів на індиви або групи з обмеженою кількістю місць;
• враховувати оплати за заняття, борги та переплати;
• оперативно відзначати відвідувачів на групових та індивідуальних заняттях, використовуючи електронний аналог шкільного журналу;
• враховувати пробні заняття та відпрацювання;
• фіксувати причини відсутності та інші коментарі щодо клієнтів.

3. Зручний розклад 

Максимум інструментів для роботи з розкладом дозволить вам розуміти навантаження та шерити розклад з викладачами :

швидке налаштування розкладу в системі;

відстеження накладок у розкладі;

широкі можливості розкладу в Особистому кабінеті;

зручний пошук занять у розкладі за різними критеріями;

повна звітність щодо занять, відвідувань, успішності тощо.

4. Абонементи та попередній запис 

Як багато дій Вам необхідно зробити, щоб врахувати оплату від клієнта та записати його на потрібні заняття з купленого абонементу? Проконтролювати заморожування чи відпрацювання? Скоротіть людський фактор припущення помилок: продавайте абонементи з будь-якими обмеженнями та без автоматичного врахування всіх заданих обмежень у системі.

• Абонементи в CRM системі Вупті можуть бути обмежені за кількістю занять, терміном, днями тижня, часом доби, кількістю заморозок та набором груп, які можна відвідувати.
• Можна записати клієнта на заняття безпосередньо під час продажу абонементу.
• Отримати інформацію про залишок занять за абонементом, заморозками та відпрацюваннями в один клік.
• Дізнатися, скільки та яких абонементів продано за період, який з абонементів найбільш популярний, який сумарний прибуток приносить той чи інший абонемент, використовуючи для цього швидку звітність у CRM Вупті для музичної школи.

Раніше ми розповідали, як додавати клієнтів в срм систему Вупті. Трішки нагадаємо.

1. Спочатку необхідно зайти в розділ “Мої клієнти”
2. Справа внизу натиснути кнопку “Додати клієнта”
3. Надалі варто доповнити профіль клієнта всіма необхідними даними: ПІБ, аватар за необхідності, номер телефону, електронні пошта, нотатка. Також зазначити викладача і філію, в яку його варто додати.

Все – клієнта додано в систему.

Але що робити, якщо необхідно додати всіх клієнтів відразу і не заносити кожного окремо? Тоді в розділі “Мої клієнти” натискаємо на кнопку “Імпорт” в правому нижньому кутку. Надалі потрібно ввести посилання на Exel- таблицю, яка розміщується, наприклад, на Google Drive. Натискаємо Імпортувати а надалі підв’язуємо ПІБ, номер телефону і електронну пошту. 

Також є можливість додати тег або ж нотатку. Натискаємо надалі Завантажити клієнтів – Імпортувати клієнтів. Після оновлення сторінки клієнтів додано в срм систему Voopty. 

До речі все це можна зробити з мобільного телефону. Трішки розповімо як працює адаптив з мобільних пристроїв. 

Срм система Вупті для мобільного телефону працює так само досконало, як для ПК. Відразу можна переглядати розклад на тиждень, день або місяць, послуговуючись тим же меню. Щоб переглянути різним чином, натискаємо на “пірамідку” в лівому кутку і обираємо необхідний фільтр: викладача, класну кімнату, скасовані уроки, кольори кімнат. Для викладачів є окремий фільтр “Тільки мої уроки”, щоб бачити, безпосередньо, їх розклад.

• На мобільному пристрої ви відразу бачите верхню панель з необхідними розділами. З допомогою неї можна перейти на сторінку розкладу, подивитися сповіщення, змінити мову або ж перейти на власну сторінку в срм системі. 

• В самому розкладі можна змінювати дату та час занять, скасовувати і додавати уроки, тобто заняття може пройти всі фази редагування навіть з телефону. Не обов’язково користуватися срм системою з ноутбуку.

• Щоб затвердити зміну уроку в розкладі, варто лише ввести всі необхідні дані і натиснути кнопку Змінити. Тоді після оновлення розкладу всі зміни будуть відображені на головному екрані розкладу.

• Є можливість переглядати з телефону розділ Мої клієнти. Все знаходиться в одному місці – легко і зрозуміло. Так само можна додавати і видаляти клієнтів, а також вводити чи редагувати необхідні дані. 
• На сторінці клієнта можемо переглядати актуальний розклад, додавати заняття і змінювати особисту інформацію. Щоб затвердити зміни, натискаємо кнопку Зберегти і все.

Щоб додати срм систему Вупті на робочий стіл вашого телефону, натискаємо на кнопку імпорту внизу екрану, а потім Додати на робочий екран. Тепер поміж інших додатків можна знайти на екрані телефону срм Voopty, куди можна завжди мати швидкий доступ.

Сьогодні розповімо, як налаштовувати ціни і додавати шаблони абонементів в срм системі Вупті.

1. Спершу необхідно зайти в розділ Налаштування цін та абонементів. на екрані з’явиться сторінка Шаблони абонементів. Обираємо Новий шаблон.

2. Вказуємо всі необхідні дані: назву, опис. Назва варіюється в залежності від кількості уроків в абонементі, наприклад, спочатку додаємо іспанську мову 8 занять, а наступний абонемент іспанська мова 16 занять. Інші предмети так само додаються окремо. Тобто кількість шаблонів у вашій організації і визначає кількість абонементів.

3. Далі можна позначити абонемент як FreeStyle. Це означає, що при продажі абонемента конкретному клієнту є змога його коригувати під цю людину. Буде змогла змінити тривалість абонементу, кількість активних занять або ж вартість. Можна не обирати цю опцію, тоді коригувати абонемент змоги не буде. Для початку радимо використовувати цю функцію, особливо при заповненні системи з нуля, оскільки по клієнтах будуть залишки.

4.  Вказуємо кількість відвідувань в абонементі, обираємо опцію Зі строком придатності чи без. Якщо вказати “З”, тоді обираємо кількість періодів (30 днів, тижнів або місяців)

5. Обираємо опцію Дозволити перетин абонементів на випадок, якщо клієнт буде відвідувати 2 або більше абонементів одночасно.

Також є можливість додати опцію “Можуть використовувати декілька клієнтів”. Така графа додається зважаючи на політику конкретно вашої компанії. Наприклад, якщо на заняття можна ходити в рамках родини або компанії друзів, тоді абонемент можна придбати на кілька людей. тоді ж один абонемент буде розділено між декількома клієнтами. Цю опцію є можливість пропустити і не вказувати галочку поруч.

В графі Вартість необхідно сказати ціну абонемента за ту кількість занять, яка вказана в назві, наприклад, вартість за 8 занять. Ціну за урок система вираховує автоматично.

Наступна графа – Працює з типами уроків. Необхідно обрати, з якими типами занять працює конкретно цей абонемент. Якщо назва, наприклад, іспанська для дорослих на 8 занять, тоді обираємо тип уроку, який за своєю логікою відповідає цьому абонементу. Тепер коли учень виходить саме цей тип урок, наприклад, іспанська для дорослих, у нього з цього абонементу спишеться заняття. 

Останнє залишилося – зберегти абонемент. Для цього натискаємо кнопку зліва внизу – Зберегти. Тепер в системі з’явився новий абонемент. Таким чином можна додавати всі можливі абонементи, які уже є в вашій компанії.