При сплаті наперед за 3 місяці, отримайте налаштування системи під ключ у подарунок. Строк дії акції - до 30.04.2024 🎁

Срм система Voopty: як позначити відсутність

Якщо співробітник бере невелику відпустку, лікарняний або ж просто паузу, є можливість позначити цей перiод в системі. Така ж функція стосується і клієнта, який, до прикладу, хоче взяти паузу на кілька днів, тижні і т.д. Зараз розповімо, як це зробити.

Відсутність співробітника (викладача)

  1. Переходимо в розділ Мої співробітники і обираємо необхідного працівника
  2. Вказуємо розділ Відсутність – 2 можливі опції Тимчасова відсутність (на певний період) або Постійна відсутність (означає, що в конкретні дні та години викладач взагалі не може проводити заняття на постійній основі). Обираємо необхідний варіант
  3. В графі Постійна відсутність натискаємо на олівець для редагування і обираємо конкретні дні та годинки. Оновлюємо інформацію про співробітника
  4. Щоб вказати Тимчасову відсутність натискаємо кнопку справа Відсутність і вказуємо часовий проміжок.

Кожен співробітник може редагувати власну відсутність в своєму кабінеті, а ви, як власник, можете редагувати інформацію щодо відсутності по всіх співробітниках.

Щоб перевірити оновлення, заходимо в розклад, виставляємо фільтр на конкретного викладача, і в журналі буде відображено косою рискою проміжки часу, коли співробітник відсутній (тобто на коли заняття ставити не можна). 

Прибрати відсутність є можливість в тому ж розділі, варто просто натиснути кнопку Видалити.

Відсутність клієнта

Така функція необхідна у випадку, якщо клієнт бере невелику паузу на канікули, вихідні або ж просто тривалий час. Як поставити заняття на заморозку:

  1. Переходимо в розділ Мої клієнти – обираємо необхідного клієнта
  2. Натискаємо на три крапки справа зверху – обираємо опцію Заморозка
  3. Надалі необхідно вказати конкретні числа, коли клієнт буде відсутнім – натискаємо зберегти
  4. Тепер в розкладі на вказаний період клієнт буде відсутнім

Щоб побачити актуальну або ж попередні заморозки, вони є в особистому кабінеті клієнта під розкладом. 

Срм Voopty: доступ співвласника та співробітника

Сьогодні поговоримо, в першу чергу, як додати співвласника в систему і чим відрізняються доступи для співробітника (наприклад, викладача) і співвласника. 

Отже, спершу як додати співвласника с систему. Варто зазначити, що при реєстрації в системі вам автоматично надаються права власника. Тобто є доступ до всіх можливих функцій. Надалі зі свого акаунту ви маєте змогу створювати або співвласника, або ж інших спеціалістів.

Як це зробити:

  1. Переходимо в розділ Мої співробітники – обираємо опцію справа внизу Додати співробітника
  2. Заповнюємо всі необхідні поля з особистою інформацією, надалі конкретну роль: Власник, Адмін або Педагог
  3. Щоб додати співвласника, відповідно, вказуємо роль Власник
  4. Є опція дати доступ до всіх кас, а також розширеної кількості функцій
  5. Натискаємо оновити інформацію

Надалі буде автоматично створено кабінет співвласника. Натискаємо на кнопку Запросити співробітника, копіюємо посилання і надсилаємо вашому партнеру. Тепер йому залишається авторизуватися в системі (заповнити три поля), і він зможе користуватися тим же функціонал, що і власник.

Як надати співробітнику доступ до акаунту в crm Вупті?

  1. Заходимо в розділ Мої співробітники 0 натискаємо кнопку Додати співробітника
  2. Заповнюємо всі поля з особистою інформацією, вказуємо роль Педагог.
  3. Оновлюємо сторінку.
  4. В створеному кабінеті натискаємо Запросити співробітника, копіюємо посилання і надсилаємо викладачу (співробітнику). 
  5. Надалі співробітник вказує пошту. пароль і приймає умови угоди.

Все, співробітник є в системі.

Як поставити заміну викладача в срм Voopty

В срм Вупті є можливість разово поставити заміну викладача. Це необхідно у випадку, якщо постійний репетитор захворів, і потрібно одноразово зробити заміну в системі. Якщо вам необхідна срм система для музичної школи або ж crm система для фітнес-центру, то срм Voopty пропонує дуже зручний функціонал на випадок, якщо один із працівників хворий, і разово замінити співробітника без довгих паперових процесів. Розповімо, як це зробити. 

  1. Переходимо в розкладі на урок, який потрібно замінити.
  2. В інформації про урок є графа Співробітник, де вказаний постійний викладач. Натискаємо хрестик та обираємо іншого репетитора, який проведе це заняття.

Це стосується разової заміни викладача на конкретний день або необхідний період.Якщо необхідно внести такі ж зміни на постійну основу, тоді:

  1. Переходимо в меню зліва – обираємо розділ Мої клієнти.
  2. Обираємо необхідного клієнта, якому потрібно поставити заміну на постійну основу.
  3. В особистому кабінеті учня видаляємо уроки з попереднім викладачем
  4. Обираємо пункт Додати постійний урок.
  5. Вказуємо викладача, який тепер буде викладати на постійній основі, ставимо розклад і зберігаємо.

Таким чином можна внести зміни в розкладі клієнтів, які займаються індивідуально. Щоб внести зміни в розклад групових або парних занять на постійній основі:

  1. Переходимо в розділ Курси та групи в меню зліва.
  2. Обираємо групу, куди потрібно внести зміни.
  3. На сторінці групи натискаємо на діючого співробітника і ставимо заміну на постійну основу – вказуємо іншого фахівця.
  4. Надалі необхідно створити новий розклад (для цього видаляємо попередній і створюємо уже новий постійний розклад).
  5. Зберігаємо курс з урахуванням усіх коректив.