Category: donotuse

Today, we’ll discuss the most common mistakes in CRM implementation, particularly with the Voopty system, and ways to avoid them. These mistakes can reduce efficiency and complicate your business operations.

Mistake 1: Implementing a CRM without a clear understanding of why it’s being done.

Solution: Define specific goals.
Before launching the system, we recommend conducting an audit of all business processes and selecting those that need optimization to improve or simplify the workflow. This will help address urgent processes, thereby increasing the company’s productivity.

Mistake 2: Lack of or poor-quality training for employees on how to use the CRM.

Solution: Provide training opportunities for all users.
For example, create internal courses or training sessions with assessments. This will help the team adapt more quickly and work more effectively, and it will allow you to monitor which employees may need additional training.

Mistake 3: The CRM is not customized to your company’s business processes.

Solution: Personalize the system’s settings in collaboration with Voopty specialists, tailoring it to the specific requirements of your business. This will speed up and improve the overall performance of the CRM.

Mistake 4: Trying to automate too many business processes at once.

Solution: Gradual optimization.
Start with the most critical steps and gradually add others over time. This will prevent employee stress due to information overload and avoid a decline in productivity and work quality.

Mistake 5: Lack of integration with other systems.

Solution: To fully leverage the capabilities of the Voopty CRM and avoid limiting its functionality, integrate it with your payment systems (Wayforpay, LiqPay, Stripe), bots (Telegram and Viber), and telephony APIs (Binotel).
Our specialists can assist with this as well.

By avoiding these mistakes, you can make the most of the Voopty CRM and improve your business operations.

If an employee takes a short vacation, sick leave, or just a break, it is possible to mark this period in the system. The same function applies to a client who, for example, wants to take a break for a few days, a week, etc. Now we will tell you how to do it.

Absence of an employee (teacher)

1. Go to the My employees section and select the required employee
2. Specify the Absence section – 2 possible options Temporary absence (for a certain period) or Permanent absence (means that on specific days and hours the teacher cannot conduct classes on a regular basis). Choose the option you need
3. In the Permanent absence column, click on the editing pencil and select specific days and hours. Update the employee’s information
4. To specify a temporary absence, click the button on the right Absence and specify the time period.

Each employee can edit their own absence in their account, and you, as the owner, can edit the absence information for all employees.

To check for updates, go to the schedule, set the filter for a specific teacher, and the journal will display a slash through the time periods when the employee is absent (i.e. when classes cannot be scheduled). 

It is possible to remove an absence in the same section, just click the Delete button.

Client absence

This function is necessary if the client takes a short break for vacations, weekends, or just for a long time. How to put a lesson on freeze:

1. Go to the My clients section – select the required client
2. Click on the three dots at the top right – select the Freeze option
3. In the future, you need to specify specific dates when the client will be absent – click save
4. Now the client will be absent from the schedule for the specified period

To see the current or previous freezes, they are available in the client’s personal account under the schedule.

В срм Вупті є можливість разово поставити заміну викладача. Це необхідно у випадку, якщо постійний репетитор захворів, і потрібно одноразово зробити заміну в системі. Якщо вам необхідна срм система для музичної школи або ж crm система для фітнес-центру, то срм Voopty пропонує дуже зручний функціонал на випадок, якщо один із працівників хворий, і разово замінити співробітника без довгих паперових процесів. Розповімо, як це зробити. 

1. Переходимо в розкладі на урок, який потрібно замінити.
2. В інформації про урок є графа Співробітник, де вказаний постійний викладач. Натискаємо хрестик та обираємо іншого репетитора, який проведе це заняття.

Це стосується разової заміни викладача на конкретний день або необхідний період.Якщо необхідно внести такі ж зміни на постійну основу, тоді:

1. Переходимо в меню зліва – обираємо розділ Мої клієнти.
2. Обираємо необхідного клієнта, якому потрібно поставити заміну на постійну основу.
3. В особистому кабінеті учня видаляємо уроки з попереднім викладачем
4. Обираємо пункт Додати постійний урок.
5. Вказуємо викладача, який тепер буде викладати на постійній основі, ставимо розклад і зберігаємо.

Таким чином можна внести зміни в розкладі клієнтів, які займаються індивідуально. Щоб внести зміни в розклад групових або парних занять на постійній основі:

1. Переходимо в розділ Курси та групи в меню зліва.
2. Обираємо групу, куди потрібно внести зміни.
3. На сторінці групи натискаємо на діючого співробітника і ставимо заміну на постійну основу – вказуємо іншого фахівця.
4. Надалі необхідно створити новий розклад (для цього видаляємо попередній і створюємо уже новий постійний розклад).
5. Зберігаємо курс з урахуванням усіх коректив.