Категорія: donotuse

Перехід на ERP-систему Voopty, може значно спростити управління навчальним закладом чи онлайн-школою. Однак для успішного впровадження важливо ретельно підготуватися. Чітке визначення необхідних кроків і впорядкування даних допоможуть уникнути можливих труднощів і забезпечити плавний перехід.

Voopty — це спеціалізована система для навчальних закладів, яка інтегрує функції автоматизації, управління студентами та фінансами. У цьому чеклісті буде окреслено основні моменти, які варто врахувати, аби налаштування і запуск системи були максимально ефективними та комфортними.

Кроки підготовки до переходу на црм-систему Voopty: 

1. Оцінка потреб бізнесу.                                                                                                     Перед початком роботи з ERP Вупті проведіть аналіз потреб вашого навчального закладу. На цьому етапі Вами має бути визначено:

• Основні процеси, які потребують автоматизації;
• Кількість студентів, викладачів і адміністраторів, які будуть використовувати систему;
• Особливості вашого розкладу, фінансових операцій та комунікації.                               

2. Ознайомлення з функціоналом CRM-системи Вупті.                                                    
3. Підготовка базової інформації про заклад.                                                                                          Серед інформації, на основі якої в подальшому буде формуватись Ваш кабінет у Voopty є: 

• Список активних студентів з їх контактною інформацією; 
• Дані про викладачів, адміністраторів або співвласників школи; 
• Назви типів уроків та розширена інформація про існуючі абонементи;
• Інформація про курси та групи, розклад групових занять;
• Розклад учнів, що займаються індивідуально; 
• Фінансові аспекти — абонементи, залишки занять/коштів, борги і так далі; 
• Інформація для розділу “Залучення та утримання клієнтів” — ліди з їх контактною інформацією, назви воронок тощо.                                                               Чітка організація цих даних полегшить процес їх інтеграції у Voopty.

4. Наша порада — на етапі підготовки до переходу – призначити відповідального адміністратора або менеджера, який буде контролювати кожний етап, бо чітко розуміє структуру Вашого бізнесу, зможе швидко навчитись базовим технічним навичкам і в подальшому буде провідником до комфортного переходу на crm-cистему для всієї команди. 
5. Сплануйте поетапний перехід на erp-систему. Його можна розподілити наступним чином: 

• Тестовий запуск — налаштування невеликої частини даних і перевірка роботи системи;
• Основний запуск — перенос усіх необхідних даних;
• Навчання команди — організація тренінгів для викладачів та адміністраторів.

Можливості, що полегшать та пришвидшать перехід на ЦРМ-систему Вупті. 

1. Радимо переглянути матеріали на YouTube-каналі Voopty. Зокрема, звернути увагу на відео про налаштування розкладу, автоматичних сповіщень та фінансових модулів.
2. Наші фахівці зможуть також організувати демонстрацію системи в Google Meet на будь-який зручний для Вас день та час, аби наочно показати принципи роботи в системі та ознайомити Вас з основними розділами. 
3. Технічна підтримка Voopty доступна в Telegram. Ви можете звертатися зі своїми питаннями з понеділка по п’ятницю з 9:00 до 18:00 за київським часом. Це значно полегшить процес переходу та налаштування системи.
4. Також при оплаті за за 3 місяці користування системою наперед, фахівці Voopty налаштують ваш акаунт “під ключ” відповідно до потреб вашого навчального закладу. Це ще більше зекономить ваш час і дозволить швидше розпочати роботу.

У сучасному світі ефективне управління часом — це необхідність. Це певна аксіома у колі керівників та директорів, що прагнуть якомога більше зекономити часу та зусиль водночас автоматизувати всі важливі процеси найкращим чином. Для навчальних центрів та онлайн-шкіл автоматичні нагадування та сповіщення стали незамінним інструментом. Саме тому завдяки CRM-системі Voopty, можна значно підвищити продуктивність роботи викладачів, адміністраторів і учнів.

Voopty — це більше, ніж просто CRM для управління бізнесом. Це спеціалізована CRM/ERP система, створена спеціально для потреб навчальних закладів. Вона допомагає ефективно контролювати всі процеси, у тому числі завдяки функціям автоматичних нагадувань і сповіщень.

Покрокова інструкція як налаштувати автоматичні нагадування та сповіщення у crm- системі Voopty:

1. Перейдіть на платформу Voopty і увійдіть за допомогою свого логіна та пароля. Якщо ви новий користувач — зареєструйтесь. 
2. Перейдіть до розділу црм-системи, що називається Розсилки. Цей блок можна віднайти у головному меню зліва, якщо натиснути на 3 горизонтальні риски. 
3. У розділі Розсилки у Вас є можливість скористатись двома підрозділами — Розсилки та Нагадування. 
4. Обравши один із підрозділів, Ви ознайомитесь з усіма можливостями і зможете визначити які саме сповіщення потрібні в тій чи іншій ситуації, а саме: 

• Розсилки — цей підрозділ дозволяє створювати та автоматизувати масові розсилки для студентів чи їх батьків. Можна сповіщати про важливі події в навчальному закладі або, до прикладу, про канікули школи на період свят. Це можна налаштовувати як для учнів з блоку Мої клієнти, так і для лідів з розділу Залучення та утримання клієнтів. Для кращого розуміння — перегляньте відео про розсилки на нашому YouTube-каналі.
• Нагадування — цей підрозділ спеціально розроблений для налаштування персональних нагадувань. Ви можете задавати тригери для автоматичних повідомлень залежно від потреб. Наприклад, нагадування про майбутні уроки, про заборгованність, про те, що абонемент добігає кінця і так далі. Нагадування можна налаштувати як для викладачів, так і для учнів, обравши час, коли це нагадування має надійти адресату — від 1 до 24 годин до події. Більше інформації про налаштування доступне у відео про нагадування.

5. У црм-системі Voopty для навчальних закладів можна вибрати різні канали для відправки нагадувань:

• Електронна пошта;
• Telegram/Viber бот. 

Це залежить від того, що саме занесено до картки викладача або клієнта — адреса електронної пошти або ж номер телефону (при умові, якщо адресат підписаний на чат-бот Вашого закладу)

6. Після завершення налаштувань і перевірки їх правильності — активуйте функцію та протестуйте її. Надішліть тестове сповіщення, щоб переконатися, що все працює коректно.

Переваги автоматичних нагадувань та розсилок: 

1. Покращення дисципліни студентів — регулярні нагадування про уроки та завдання допомагають студентам бути більш організованими та уникати пропусків.
2. Ефективніша робота викладачів і адміністраторів — завдяки автоматизації рутинних процесів працівники можуть зосередитися на важливіших завданнях.
3. Краща комунікація — завдяки багатоканальності, сповіщення гарантовано доходять до адресатів — будь-то електронна пошта чи смс в чат-боті.
4. Повна інтеграція з іншими модулями — Вупті синхронізує сповіщення з розкладом, фінансовими даними та завданнями, забезпечуючи злагоджену роботу системи.

Автоматичні нагадування і сповіщення в ERP Voopty допомагають підтримувати дисципліну студентів, оптимізувати рутинну роботу викладачів і адміністраторів, а також покращувати комунікацію між усіма учасниками навчального процесу. Завдяки інтеграції з розкладом, фінансовими модулями і завданнями, Вупті забезпечує повний контроль над усіма процесами.

CRM-системи стали невід’ємною частиною роботи сучасних бізнесів. 

Їх основна мета — організувати роботу з клієнтами, оптимізувати внутрішні процеси та підвищити ефективність роботи команди, адже комфорт співробітників є дуже важливим для просування бізнесу. 

CRM-система Voopty — зручний, гнучкий та функціональний інструмент, який ідеально підходить для малого і середнього бізнесу.

Чому саме Вупті — ідеальна система для команди?

1. Зручність та інтуїтивність. 

Voopty створена так, щоб користувачі швидко орієнтувалися в інтерфейсі, навіть якщо раніше не працювали з CRM-системами. Простота у використанні знижує час адаптації співробітників.

2. Гнучкість налаштування. 

Система дозволяє налаштовувати функціонал відповідно до специфіки вашого бізнесу. Ви можете додавати нові поля, створювати зручні саме для Вас автоматизації та інтегрувати систему з іншими сервісами. Наприклад, телефонія Binotel, платіжні системи – WayForPay, LiqPay та Stripe. 

3. Підтримка від Voopty 

Voopty забезпечує якісну підтримку клієнтів через Telegram та відео-зустрічі у Google Meet. Це дозволяє швидко та відмінно вирішувати будь-які питання та забезпечувати ефективне впровадження системи.

Як правильно підготувати команду до роботи з Voopty?

1. Оцінка потреб для Вашого бізнесу. 

Перед тим як впроваджувати Voopty, важливо зрозуміти, які завдання має вирішувати црм-система. Наприклад, це може бути як і організація клієнтської бази, так і автоматизація звітності. Ці та багато інших потреб Вупті закриває завдяки своєму широкому функціоналу. 

2. Навчання співробітників. Команда срм-системи Вупті пропонує декілька варіантів допомоги: 

• Чат підтримка в Telegram: Якщо у вас виникають питання, команда Voopty оперативно відповість у Telegram-чаті, допоможе налаштувати акаунт або пояснить усі принципи роботи Voopty. 
• Відео-зустрічі в Google Meet: Якщо команда потребує детального наочного пояснення — спеціалісти Вупті організують зустріч, де крок за кроком покажуть, як використовувати црм-систему.
• Навчальні відео на YouTube: YouTube-канал Voopty пропонує відео-інструкції по налаштуванню, а також представляє у відео-форматі відповіді на найпоширеніші запитання клієнтів.

3. Етап впровадження. 

Рекомендуємо створити акаунт у Вупті і скористатись послугою — “14 днів безкоштовного тестування системи” та налаштувати систему відповідно до Ваших потреб у бізнесі з допомогою Вашої команди. Це допоможе виявити слабкі місця в розумінні системи та внести необхідні корективи від самого початку користування Voopty. 

CRM-система Voopty є чудовим вибором для бізнесу, який прагне зручності, автоматизації та ефективності. Завдяки якісній постійній підтримці в Telegram-чаті, відео-зустрічам у Google Meet та навчальним матеріалам на YouTube, ваша команда швидко освоїть систему, а бізнес зможе працювати продуктивніше.