Як Excellent English School скоротила 50% витрат часу на адміністративну роботу за допомогою Voopty

Excellent English School – школа іноземних мов з 16-річним досвідом на ринку. Протягом цих років вони викладали різноманітні мови, від європейських до азійських, у офлайн та онлайн форматах. Після 2022 року зосередились на викладанні англійської та німецької мов в онлайн форматі. З часом школа зрозуміла, що для покращення ефективності роботи їй потрібен надійний інструмент для автоматизації адміністративних процесів.Вже протягом 5 років Excellent English School працюють з CRM – ERP системі Voopty 

Проблеми до Voopty

До впровадження Voopty, Excellent English School стикалася з проблемою управління різними аспектами своєї діяльності. Використання Excel таблиць і незручних CRM-систем, що не відповідали вимогам школи, створювало хаос. Адміністратори витрачали забагато часу на обробку даних, що негативно позначалося на ефективності роботи.

Ми звернулися до Вікторії, адміністратора школи, щоб дізнатися, як саме впровадження Voopty змінило їх робочі процеси. Вікторія поділилася, що Voopty стало ідеальним рішенням для організації адміністративної роботи та вони незмінно використовують CRM – систему протягом 5 років.

“До Voopty ми використовували Excel і різні CRM-системи, але це було дуже незручно та неефективно“, – сказала Вікторія. З її слів, впровадження Voopty дозволило зібрати всю важливу інформацію в одному місці і значно полегшити управлінські процеси.

1. Планування занять стало швидким та зручним:
Раніше планування розкладу занять було дуже трудомістким і часто призводило до помилок. Тепер же, завдяки Voopty, цей процес автоматизований і значно спрощений. Вікторія розповідає: “Розклад більше не займає багато часу. Ми можемо легко змінювати заняття та автоматично оновлювати інформацію для студентів.”

2. Всі дані студентів в їх персональних кабінетах:
Всі студенти тепер мають свої персональні кабінети, де зберігається вся інформація про їхні заняття та оплати. Вікторія зазначає: “Ми більше не губимося в документах. Всі дані зібрані в одному місці.”

3. Всі дані про платежі під рукою:
До впровадження CRM-системи вся фінансова інформація велася вручну у таблицях, що створювало додаткові труднощі. Тепер Voopty дозволяє автоматично реєструвати всі платежі та відслідковувати заборгованості. “Це дозволяє нам швидко отримувати актуальну інформацію про статус оплат,” – додає Вікторія.

4. Більше не витрачаємо години на переписки:
Школа інтегрувала Telegram, Viber та WhatsApp для автоматичних повідомлень про зміни в розкладі та нагадування про оплату. “Тепер всі повідомлення відправляються автоматично. Ми більше не витрачаємо час на ручне нагадування кожному студенту,” – розповідає Вікторія.

Що стало найкориснішим у використанні системи Voopty?

Завдяки Voopty, Excellent English School отримала кілька значних переваг:

• Економія часу:
  Вікторія поділилася, що адміністрація зекономила до 50% часу завдяки автоматизації процесів: “Це дозволяє нам зосередитися на важливіших завданнях, таких як розвиток школи.”
• Зручність у роботі:
  Керувати розкладом та студентами стало набагато простіше. “Нам більше не потрібно вручну шукати студентів або зміщувати заняття. Все доступно в один клік.”
• Покращена комунікація з клієнтами:
  З Voopty стало набагато легше підтримувати зв’язок із студентами. “Всі нагадування тепер автоматизовані. Це значно полегшує наше життя.”

Як Voopty полегшило роботу з клієнтами?

“Завдяки Voopty ми маємо більш прозору і організовану комунікацію з клієнтами,” – додає Вікторія.
Автоматичні повідомлення через Telegram, Viber та WhatsApp дозволяють без зайвих зусиль нагадувати студентам про оплату, зміни в розкладі або інші важливі новини. Вікторія також зауважує, що вони запровадили Telegram-бота, щоб автоматизувати ще більше процесів і полегшити роботу з клієнтами.

Щирий відгук від Вікторії:

Тож, підсумуємо та зробимо висновки :

Для Excellent English School Voopty став не просто платформою, а справжнім помічником у щоденній робот вже протягом 5-ти роківі. Автоматизація розкладів, управління студентами та платежами, а також інтегровані нагадування дозволили адміністрації значно економити час і зосередитися на розвитку школи.

“Voopty допомогло нам організувати роботу на новому рівні, і я без сумніву рекомендую його іншим школам,” – підсумовує Вікторія.

Якщо ви хочете перейти на просте управління школою, автоматизувати процеси і підготувати школу до зростання, Voopty — це рішення, яке дійсно допоможе досягти цих цілей.

Хочете спростити управління своєю школою та заощадити час?
Спробуйте Voopty у своєму освітньому бізнесі!

Отримайте безкоштовний 14-денний пробний період і переконайтеся, як Voopty автоматизує рутинні процеси, контролює оплату та розклад студентів, дозволяючи вам зосередитися на розвитку вашої школи.

Почніть сьогодні — витрачайте час на розвиток, а не на рутину!