Перехід на ERP-систему Voopty, може значно спростити управління навчальним закладом чи онлайн-школою. Однак для успішного впровадження важливо ретельно підготуватися. Чітке визначення необхідних кроків і впорядкування даних допоможуть уникнути можливих труднощів і забезпечити плавний перехід.
Voopty — це спеціалізована система для навчальних закладів, яка інтегрує функції автоматизації, управління студентами та фінансами. У цьому чеклісті буде окреслено основні моменти, які варто врахувати, аби налаштування і запуск системи були максимально ефективними та комфортними.
Кроки підготовки до переходу на црм-систему Voopty:
- Оцінка потреб бізнесу. Перед початком роботи з ERP Вупті проведіть аналіз потреб вашого навчального закладу. На цьому етапі Вами має бути визначено:
- Основні процеси, які потребують автоматизації;
- Кількість студентів, викладачів і адміністраторів, які будуть використовувати систему;
- Особливості вашого розкладу, фінансових операцій та комунікації.
- Ознайомлення з функціоналом CRM-системи Вупті.
- Підготовка базової інформації про заклад. Серед інформації, на основі якої в подальшому буде формуватись Ваш кабінет у Voopty є:
- Список активних студентів з їх контактною інформацією;
- Дані про викладачів, адміністраторів або співвласників школи;
- Назви типів уроків та розширена інформація про існуючі абонементи;
- Інформація про курси та групи, розклад групових занять;
- Розклад учнів, що займаються індивідуально;
- Фінансові аспекти — абонементи, залишки занять/коштів, борги і так далі;
- Інформація для розділу “Залучення та утримання клієнтів” — ліди з їх контактною інформацією, назви воронок тощо. Чітка організація цих даних полегшить процес їх інтеграції у Voopty.
- Наша порада — на етапі підготовки до переходу – призначити відповідального адміністратора або менеджера, який буде контролювати кожний етап, бо чітко розуміє структуру Вашого бізнесу, зможе швидко навчитись базовим технічним навичкам і в подальшому буде провідником до комфортного переходу на crm-cистему для всієї команди.
- Сплануйте поетапний перехід на erp-систему. Його можна розподілити наступним чином:
- Тестовий запуск — налаштування невеликої частини даних і перевірка роботи системи;
- Основний запуск — перенос усіх необхідних даних;
- Навчання команди — організація тренінгів для викладачів та адміністраторів.
Можливості, що полегшать та пришвидшать перехід на ЦРМ-систему Вупті.
- Радимо переглянути матеріали на YouTube-каналі Voopty. Зокрема, звернути увагу на відео про налаштування розкладу, автоматичних сповіщень та фінансових модулів.
- Наші фахівці зможуть також організувати демонстрацію системи в Google Meet на будь-який зручний для Вас день та час, аби наочно показати принципи роботи в системі та ознайомити Вас з основними розділами.
- Технічна підтримка Voopty доступна в Telegram. Ви можете звертатися зі своїми питаннями з понеділка по п’ятницю з 9:00 до 18:00 за київським часом. Це значно полегшить процес переходу та налаштування системи.
- Також при оплаті за за 3 місяці користування системою наперед, фахівці Voopty налаштують ваш акаунт “під ключ” відповідно до потреб вашого навчального закладу. Це ще більше зекономить ваш час і дозволить швидше розпочати роботу.