Автор: Vlad

Переход на ERP-систему Voopty может значительно упростить управление вашим образовательным учреждением или онлайн-школой. Однако для успешного внедрения важно тщательно подготовиться. Четкое определение необходимых шагов и упорядочение данных помогут избежать возможных трудностей и обеспечить плавный переход.

Voopty — это специализированная система для образовательных учреждений, которая интегрирует функции автоматизации, управления студентами и финансами. В этом чек-листе будут обозначены ключевые моменты, которые стоит учесть, чтобы настройка и запуск системы были максимально эффективными и комфортными.

Шаги подготовки к переходу на CRM-систему Voopty:

Оценка потребностей бизнеса

Перед началом работы с ERP-системой Voopty проведите анализ потребностей вашего образовательного учреждения. На этом этапе важно определить:

• Основные процессы, которые требуют автоматизации.
• Количество студентов, преподавателей и администраторов, которые будут использовать систему.
• Особенности вашего расписания, финансовых операций и коммуникаций.

Ознакомление с функционалом CRM-системы Voopty

Изучите функциональные возможности Voopty, чтобы понять ее потенциал и возможности.

Подготовка базовой информации об учреждении

Следующие данные будут использоваться для создания вашего кабинета в Voopty:

• Список активных студентов с их контактной информацией.
• Данные о преподавателях, администраторах или совладельцах школы.
• Названия и подробное описание типов уроков и существующих абонементов.
• Информация о курсах и группах, а также расписание групповых занятий.
• Расписание студентов, занимающихся индивидуально.
• Финансовые данные — абонементы, остатки занятий/средств, долги и т.д.
• Информация для раздела «Привлечение и удержание клиентов» — лиды с их контактной информацией, названия воронок продаж и т.д.

Четкая организация этих данных облегчит процесс их интеграции в Voopty.

Мы рекомендуем на этапе подготовки к переходу назначить ответственного администратора или менеджера, который будет контролировать каждый этап. Этот человек должен хорошо разбираться в структуре вашего бизнеса, быстро освоить базовые технические навыки и в дальнейшем стать проводником для всей команды при переходе на CRM-систему.

Планируйте поэтапный переход на ERP-систему

Переход можно разделить на следующие этапы:

• Тестовый запуск: Настройка небольшой части данных и проверка работы системы.
• Основной запуск: Перенос всех необходимых данных.
• Обучение команды: Организация тренингов для преподавателей и администраторов.

Возможности, которые упростят и ускорят переход на CRM-систему Voopty:

• Видеоуроки: Рекомендуем посмотреть материалы на YouTube-канале Voopty, особенно видео о настройке расписания, автоматических уведомлений и финансовых модулей.
• Демонстрация системы: Наши специалисты могут организовать демонстрацию системы в Google Meet в удобное для вас время. Это позволит наглядно показать принципы работы в системе и познакомить вас с основными разделами.
• Техническая поддержка: Техническая поддержка Voopty доступна в Telegram. Вы можете задавать свои вопросы с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00 по киевскому времени. Это значительно упростит процесс перехода и настройки системы.
• Полная настройка под ключ: При оплате за 3 месяца использования системы заранее специалисты Voopty настроят ваш аккаунт «под ключ» в соответствии с потребностями вашего образовательного учреждения. Это сэкономит еще больше времени и позволит быстрее начать работу.

В современном мире эффективное управление временем — это необходимость. Это аксиома среди менеджеров и директоров, которые стремятся максимально сэкономить время и усилия, одновременно автоматизируя все важные процессы наилучшим образом. Для учебных центров и онлайн-школ автоматические напоминания и уведомления стали незаменимыми инструментами. Благодаря CRM-системе Voopty можно значительно повысить продуктивность преподавателей, администраторов и учеников.

Voopty — это больше, чем просто CRM для управления бизнесом. Это специализированная CRM/ERP-система, созданная специально для нужд учебных заведений. Она помогает эффективно контролировать все процессы, включая функции автоматических напоминаний и уведомлений.

Пошаговая инструкция по настройке автоматических напоминаний и уведомлений в CRM-системе Voopty:

1. Войдите на платформу Voopty, используя свой логин и пароль. Если вы новый пользователь, зарегистрируйтесь.
2. Перейдите в раздел CRM-системы под названием Рассылки. Этот раздел можно найти в главном меню слева, нажав на три горизонтальные линии.
3. В разделе Рассылки вы найдете два подраздела — Рассылки и Напоминания.
4. Выбрав один из подразделов, изучите все доступные функции и определите, какие именно уведомления нужны в той или иной ситуации:
   • Рассылки: Этот подраздел позволяет создавать и автоматизировать массовые рассылки для студентов или их родителей. Например, вы можете уведомить их о важных событиях в учебном заведении или предстоящих школьных каникулах. Это можно настроить как для учеников из раздела Мои клиенты, так и для лидов из раздела Привлечение и удержание клиентов. Для лучшего понимания посмотрите видео о рассылках на нашем YouTube-канале.
   • Напоминания: Этот подраздел специально разработан для настройки персональных напоминаний. Вы можете задать триггеры для автоматических уведомлений в зависимости от ваших потребностей. Например, напоминания о предстоящих уроках, о задолженностях, о том, что абонемент подходит к концу, и так далее. Напоминания можно настроить как для преподавателей, так и для учеников, выбрав время, за которое уведомление должно быть отправлено адресату — от 1 до 24 часов до события. Больше информации о настройке доступно в видео о напоминаниях.
5. В CRM-системе Voopty для учебных заведений можно выбрать различные каналы для отправки напоминаний:
   • Электронная почта
   • Telegram/Viber-бот
     Это зависит от данных, указанных в карточке преподавателя или клиента, таких как адрес электронной почты или номер телефона (при условии, что адресат подписан на чат-бот вашего учреждения).
6. После завершения настройки и проверки правильности активируйте функцию и протестируйте ее. Отправьте тестовое уведомление, чтобы убедиться, что все работает корректно.

Преимущества автоматических напоминаний и рассылок:

• Улучшение дисциплины студентов: Регулярные напоминания о занятиях и заданиях помогают студентам быть более организованными и избегать пропусков.
• Более эффективная работа преподавателей и администраторов: Благодаря автоматизации рутинных процессов сотрудники могут сосредоточиться на более важных задачах.
• Улучшение коммуникации: Благодаря мультиканальности уведомления гарантированно доходят до адресатов — будь то электронная почта или сообщения в чат-боте.
• Полная интеграция с другими модулями: Voopty синхронизирует уведомления с расписанием, финансовыми данными и заданиями, обеспечивая слаженную работу системы.

Автоматические напоминания и уведомления в ERP-системе Voopty помогают поддерживать дисциплину студентов, оптимизировать рутинную работу преподавателей и администраторов, а также улучшать коммуникацию между всеми участниками учебного процесса. Благодаря интеграции с расписанием, финансовыми модулями и заданиями Voopty обеспечивает полный контроль над всеми процессами.

CRM-системы стали неотъемлемой частью работы современных бизнесов.
Их основная цель — организовать работу с клиентами, оптимизировать внутренние процессы и повысить эффективность работы команды, ведь комфорт сотрудников крайне важен для продвижения бизнеса.
CRM-система Voopty — удобный, гибкий и функциональный инструмент, который идеально подходит для малого и среднего бизнеса.

Почему именно Voopty — идеальная система для команды?

1. Удобство и интуитивность.
   Voopty создана так, чтобы пользователи быстро ориентировались в интерфейсе, даже если ранее не работали с CRM-системами. Простота использования сокращает время адаптации сотрудников.
2. Гибкость настроек.
   Система позволяет настраивать функционал в соответствии со спецификой вашего бизнеса. Вы можете добавлять новые поля, создавать удобные для вас автоматизации и интегрировать систему с другими сервисами, например, телефонией Binotel, платежными системами WayForPay, LiqPay и Stripe.
3. Поддержка от Voopty.
   Voopty обеспечивает качественную поддержку клиентов через Telegram и видео-встречи в Google Meet. Это позволяет быстро и эффективно решать любые вопросы и обеспечивать успешное внедрение системы.

Как правильно подготовить команду к работе с Voopty?

1. Оценка потребностей вашего бизнеса.
   Перед тем как внедрять Voopty, важно понять, какие задачи должна решать CRM-система. Например, это может быть организация клиентской базы или автоматизация отчетности. Эти и многие другие потребности Voopty закрывает благодаря своему широкому функционалу.
2. Обучение сотрудников. Команда CRM-системы Voopty предлагает несколько вариантов помощи:
3. Поддержка в Telegram: Если у вас возникают вопросы, команда Voopty оперативно ответит в Telegram-чате, поможет настроить аккаунт или объяснит все принципы работы Voopty.
4. Видео-встречи в Google Meet: Если вашей команде нужно детальное наглядное объяснение — специалисты Voopty организуют встречу, где шаг за шагом покажут, как использовать CRM-систему.
5. Обучающие видео на YouTube: YouTube-канал Voopty предлагает видеоинструкции по настройке, а также представляет в видео-формате ответы на самые распространенные вопросы клиентов.
   Этап внедрения.
   Рекомендуем создать аккаунт в Voopty и воспользоваться услугой «14 дней бесплатного тестирования системы» и настроить систему в соответствии с вашими потребностями в бизнесе с помощью вашей команды. Это поможет выявить слабые места в понимании системы и внести необходимые корректировки с самого начала использования Voopty.

CRM-система Voopty является отличным выбором для бизнеса, который стремится к удобству, автоматизации и эффективности. Благодаря качественной постоянной поддержке в Telegram-чате, видео-встречам в Google Meet и обучающим материалам на YouTube ваша команда быстро освоит систему, а бизнес сможет работать продуктивнее.