Освітній бізнес стрімко змінився за останні 5-10 років. Зросла конкуренція, онлайн-навчання стало нормою, а клієнти очікують швидкого та зручного сервісу. Щоб залишатися на плаву, вже недостатньо керувати школою за допомогою блокнотів, таблиць Excel чи «менеджера на телефоні». Ефективне управління потребує єдиного цифрового середовища, де всі процеси знаходяться під контролем.
Які системи контролю існують і для чого вони потрібні?
Розмаїття технологій може збити з пантелику, але кожна з них має своє призначення. Розглянемо основні системи, які допомагають власникам освітніх бізнесів.
CRM (Customer Relationship Management) – система для управління взаємовідносинами з клієнтами. Це, по суті, ваша електронна база даних, де зберігаються контакти лідів, історія дзвінків, зустрічей та всіх комунікацій з потенційними та поточними клієнтами.
Для чого у школі: CRM допомагає бачити, хто цікавився вашими курсами, хто записався на пробне заняття і хто вже здійснив купівлю абонемента. Ця система допомагає впорядкувати продажі, відстежувати рух клієнта по воронці та не втрачати зв’язок з тими, хто вже навчається у вас.
- Плюси: простий старт, порядок у комунікації, ефективний інструмент для відділу продажів.
- Мінуси: не охоплює фінанси, розклад занять чи навчальний процес.
LMS (Learning Management System) – платформа для організації та управління навчальним процесом. Це віртуальний кабінет, де зберігаються всі навчальні матеріали, проводяться тести, а учні завантажують виконані домашні завдання. Деякі LMS також мають вбудовану функцію відеозв’язку, але це не є їхньою основною метою.
Для чого у школі: LMS дозволяє централізувати навчання. Всі матеріали, відстеження успішності та відвідуваності, тести та розклади для студентів знаходяться в їхньому особистому кабінеті. Це робить процес структурованим і зручним для учнів та викладачів.
- Плюси: повний контроль над навчальним процесом, зручність для студентів і викладачів.
- Мінуси: не вирішує бізнес-питань (фінанси, клієнти), а лише допомагає в управлінні навчанням. LMS надає розклад для студентів, але не допомагає з загальним плануванням навантаження викладачів чи ресурсів школи.
HRM (Human Resource Management) – система для управління персоналом. Вона допомагає вести облік робочих годин, відпусток, лікарняних та оцінювати ефективність співробітників за допомогою ключових показників (KPI).
Для чого у школі: HRM-система допомагає контролювати роботу викладачів, організовувати заміни та розподіляти навантаження. Це особливо важливо для великих шкіл.
- Плюси: прозорість для власника, менше ручної роботи та помилок.
- Мінуси: може бути зайвою для маленьких шкіл, де працює 2-3 викладачі.
Системи онлайн-оплат та білінгу – сервіси, що дозволяють автоматизувати процес прийому платежів. Замість ручного виставлення рахунків, такі системи дають змогу генерувати рахунки, надсилати нагадування та приймати оплату онлайн.
Для чого у школі: за допомогою цих систем ви можете автоматично виставляти рахунки учням або їхнім батькам. Вони надсилають автоматичні нагадування про прострочену оплату та дають можливість зручно продавати абонементи. Для клієнтів це можливість оплачувати навчання в один клік.
- Плюси: економлять час адміністратора, зменшують кількість боргів, зручно для клієнтів (оплата в 1 клік).
- Мінуси: зазвичай потребують інтеграції з CRM/ERP, беруть комісію з платежів.
Project Management Software (Trello, Asana, Notion) – це інструменти для командної роботи. Вони допомагають менеджерам планувати завдання, встановлювати терміни та відстежувати прогрес.
Для чого у школі: такі системи чудово підходять для управління роботи команди під час запуску нових курсів, організації маркетингових кампаній чи проведення заходів.
- Плюси: ефективна співпраця всередині команди.
- Мінуси: не вирішують ключових бізнес-завдань, таких як управління навчанням, фінансами чи клієнтами.
ERP (Enterprise Resource Planning) – це комплексна система, яка об’єднує управління всіма бізнес-процесами в одному середовищі. Вона є значно ширшою, ніж CRM, оскільки її функціонал охоплює весь бізнес, а не лише комунікацію з клієнтами. Така система може включати в себе модулі HRM, мати часткові функції LMS (наприклад, відстеження відвідуваності та успішності), а також інтегруватися з платіжними системами. Це найуніверсальніша система з усіх можливих.
Для чого у школі: ERP-система стає єдиним центром управління. Усе, що потрібно власнику – від даних про клієнтів і фінансових звітів до розкладу занять і навантаження викладачів – доступно в одному місці. Це дозволяє аналізувати ефективність бізнесу в єдиному інтерфейсі.
- Мінуси: впровадження може бути складнішим, ніж у CRM, але результат це виправдовує.
- Плюси: комплексний контроль, єдина база даних, повна аналітика.
Яка система підходить вашому бізнесу?
Вибір технологій залежить від специфіки вашої школи та її розміру.
- Школа танців/творчості: тут ключовим є управління розкладом та абонементами. Тому ERP буде найефективнішим рішенням, тоді як LMS не є критично важливою.
- Мовна школа: ідеальна комбінація – це ERP + LMS. Вам потрібен не лише контроль над фінансами та клієнтами, а й зручна платформа для матеріалів та ведення навчального процесу.
- Онлайн-школи та курси: для вас LMS на першому місці, адже це основа навчального процесу. Проте ERP дасть вам необхідний контроль над фінансами та клієнтами в одному місці.
- Репетиторські центри/студії: на старті достатньо CRM, але при зростанні бізнесу краще переходити на ERP, щоб масштабувати управління та автоматизувати рутинні процеси.
Жодна система не є «чарівною паличкою», яка вирішить всі проблеми сама по собі. Успішні керівники часто комбінують кілька рішень, але це може призвести до розрізненості даних та ускладнень в управлінні.
Саме тому багато освітніх бізнесів обирають ERP-системи як основу своєї цифрової екосистеми. Це «скелет» вашого бізнесу, на який ви можете нарощувати інші інструменти. Вона забезпечує порядок, прозорість та повний контроль, дозволяючи вам зосередитися на розвитку вашої школи та якості освіти, яку ви надаєте.
А Voopty – це ERP-система, яка об’єднує в собі і функціонал CRM і управління розкладом, абонементами та фінансами.
