Переход на ERP-систему Voopty может значительно упростить управление вашим образовательным учреждением или онлайн-школой. Однако для успешного внедрения важно тщательно подготовиться. Четкое определение необходимых шагов и упорядочение данных помогут избежать возможных трудностей и обеспечить плавный переход.
Voopty — это специализированная система для образовательных учреждений, которая интегрирует функции автоматизации, управления студентами и финансами. В этом чек-листе будут обозначены ключевые моменты, которые стоит учесть, чтобы настройка и запуск системы были максимально эффективными и комфортными.
Шаги подготовки к переходу на CRM-систему Voopty:
Оценка потребностей бизнеса
Перед началом работы с ERP-системой Voopty проведите анализ потребностей вашего образовательного учреждения. На этом этапе важно определить:
- Основные процессы, которые требуют автоматизации.
- Количество студентов, преподавателей и администраторов, которые будут использовать систему.
- Особенности вашего расписания, финансовых операций и коммуникаций.
Ознакомление с функционалом CRM-системы Voopty
Изучите функциональные возможности Voopty, чтобы понять ее потенциал и возможности.
Подготовка базовой информации об учреждении
Следующие данные будут использоваться для создания вашего кабинета в Voopty:
- Список активных студентов с их контактной информацией.
- Данные о преподавателях, администраторах или совладельцах школы.
- Названия и подробное описание типов уроков и существующих абонементов.
- Информация о курсах и группах, а также расписание групповых занятий.
- Расписание студентов, занимающихся индивидуально.
- Финансовые данные — абонементы, остатки занятий/средств, долги и т.д.
- Информация для раздела «Привлечение и удержание клиентов» — лиды с их контактной информацией, названия воронок продаж и т.д.
Четкая организация этих данных облегчит процесс их интеграции в Voopty.
Мы рекомендуем на этапе подготовки к переходу назначить ответственного администратора или менеджера, который будет контролировать каждый этап. Этот человек должен хорошо разбираться в структуре вашего бизнеса, быстро освоить базовые технические навыки и в дальнейшем стать проводником для всей команды при переходе на CRM-систему.
Планируйте поэтапный переход на ERP-систему
Переход можно разделить на следующие этапы:
- Тестовый запуск: Настройка небольшой части данных и проверка работы системы.
- Основной запуск: Перенос всех необходимых данных.
- Обучение команды: Организация тренингов для преподавателей и администраторов.
Возможности, которые упростят и ускорят переход на CRM-систему Voopty:
- Видеоуроки: Рекомендуем посмотреть материалы на YouTube-канале Voopty, особенно видео о настройке расписания, автоматических уведомлений и финансовых модулей.
- Демонстрация системы: Наши специалисты могут организовать демонстрацию системы в Google Meet в удобное для вас время. Это позволит наглядно показать принципы работы в системе и познакомить вас с основными разделами.
- Техническая поддержка: Техническая поддержка Voopty доступна в Telegram. Вы можете задавать свои вопросы с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00 по киевскому времени. Это значительно упростит процесс перехода и настройки системы.
- Полная настройка под ключ: При оплате за 3 месяца использования системы заранее специалисты Voopty настроят ваш аккаунт «под ключ» в соответствии с потребностями вашего образовательного учреждения. Это сэкономит еще больше времени и позволит быстрее начать работу.